Итак, вы готовы к переходу на безбумажный офис, но как быть с хранением документов? Нет проблем! Надежный онлайн-хостинг документов поможет обеспечить максимально плавный переход от бумажных документов к электронным. Переход от бумажного к электронному хранению документов может показаться непростым, но теперь, когда есть высококачественные и доступные решения для сканирования и хранения, это возможно. К слову, недавно заказывал сканирование чертежей на https://kopirovalnya.ru/skanirovanie-chertejey/.
Все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на безбумажный формат? Зачем ждать, если ваш бизнес может получить массу преимуществ!
Вот несколько причин сканировать документы с помощью профессиональных сервисов
- Больше офисного пространства
Использование офисной недвижимости для хранения деловой документации обходится недешево. Сканирование документов позволяет освободить офисное пространство и использовать его для получения большего дохода для вашей компании. Тысячи файлов могут храниться на одном сервере, а не занимать место в громоздких картотеках. - Улучшенное сохранение информации
Если у вас есть важные исторические документы, вы хотите сохранить их на долгие годы. К сожалению, процесс старения ускоряется при каждом обращении с ними. Сканирование документов — это решение «последнего штриха», позволяющее защитить важную информацию от физического износа, а также улучшить читаемость старых бумажных копий. - Повышение безопасности данных
Защитить информацию на бумажных носителях в лучшем случае сложно. Отсканированные документы могут быть зашифрованы, защищены паролем и надежно храниться в облаке. Вы можете назначить уровни доступа для конкретных пользователей и отслеживать всю активность файлов. - Улучшенное взаимодействие сотрудников
Сканирование документов упрощает обмен документами и совместную работу над проектами без необходимости воспроизводить информацию на бумаге. Сотрудники в разных местах могут одновременно получать доступ к электронным документам и просматривать их. - Соответствие требованиям аудита
Соблюдение требований — реальность для большинства предприятий. Сканирование документов облегчает выполнение компанией своих юридических и нормативных обязательств. Цифровые файлы могут быть организованы, проиндексированы и быстро подготовлены, чтобы удовлетворить требования даже самого строгого аудитора.